PERBEDAAN SURAT BISNIS DALAM BAHASA INGGRIS US & UK

1. The Letterhead

Kepala surat terletak di paling atas surat. Berisi informasi tentang perusahaan, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan website.

2. The Date of the letter

Di bagian ini menunjukkan kapan surat dibuat. Surat di atas menggunakan format penulisan British Style pada bagian date-nya.

Pada British Style posisi date diletakkan di sebelah kanan atas surat dengan format Date Month Year  :

Pada American Style posisi date diletakkan di sebelah kiri atas surat dengan format Month Date, Year :

3. The Address of the letter

Bagian ini berisi alamat orang atau perusahaan yang dituju. Biasanya terletak di kiri atas surat tepat di bawah tanggal surat.

4. References

Referensi memudahkan pengirim dan penerima melakukan dokumentasi atau pengarsipan terhadap percakapan yang sebelumnya. Biasanya terletak di bawah bagian alamat surat dan menggunakan format rata tengah.

5. The Greeting

Bagian ini berisi salam pembuka. Contohnya seperti “Dear Sir” atau “Dear Madam”, atau “Dear Sir or Madam”(jika jenis kelamin tidak diketahui) atau “Dear Mr.Robby”, atau “Dear Miss Dia”, dan lainnya.

• Jika kita mengetahui surat yang akan dikirim kepada seseorang yang kita kenal :

Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + nama keluarga

Contoh : Dear Mr Afri

• Jika kita tidak mengetahui nama dari penerima surat :

British English	American English	Jenis Kelamin
Dear Sir / Dear Sirs	Gentlemen	Laki-laki
Dear Madam	Ladies	Perempuan
Dear Sir or Madam	- Ladies and Gentlemen- To whom it may concern	Tidak Diketahui

• Dari sisi penulisan tanda baca :

British English	American English
Tanda koma (,) dibelakang nama atau tidak ada tanda baca	Tanda Titik dua dibelakang nama
Contoh ear Mr Deni

Dear Mr Deni,Contoh ear Mr. Deni:

• Penulisan singkatan :

British English	American English	Keterangan
Tanpa tanda titik (.)	Digunakan Tanda Titik (.)	Mr untuk laki-laki
		Mrs untuk perempuan yang sudah menikah
Contoh :Mr	Contoh :Mr.	Miss untuk perempuan yang belum menikah
		Ms untuk perempuan yang tidak diketahui sudah menikah atau belum

6. The Body or Message

Bagian ini berisi isi atau pesan dari surat. Pesan yang terkandung dalam tubuh surat bisnis harus ditulis dengan jelas, bahasa yang tepat, dan harus singkat.

7. Complementary Close

Bagian ini berisi salam penutup. “Yours faithfully” adalah yang paling umum digunakan dalam bisnis, yang harus selalu digunakan ketika salam

menggunakan Sir atau Madam dan bukan nama penerima.

• British Style

Jika nama penerima surat dicantumkan pada salam pembuka maka digunakan “Sincerely”

Jika nama penerima surat tidak dicantumkan pada salam pembuka maka digunakan “Faithfully”

Jika pada salam pembuka diakhir baris terdapat tanda baca koma (,) maka diakhir baris pada salam penutup juga di cantumkan tanda baca koma (,). Contoh : Dear Mr Evan, (Salam Pembuka) maka Yours sincerely, / Sincerely yours, (Salam Penutup).

• American Style

Nama penerima surat pada salam pembuka dicantumkan atau tidak maka digunakan “Sincerely”.

Selain dari salam penutup yang bersifat formal seperti di atas, terdapat salam penutup yang bersifat nonformal seperti best wishes, best regards, with warmest regards, kind regards.

8. The Writer’s Designation

Bagian ini berisi nama dan jabatan si penulis surat. Biasanya terletak di bawah kanan surat.

9. Enclosure

Bagian ini berisi lampiran atau dokumen lain yang disertakan dalam surat. Contoh penulisan complementary close, signature, dan enclosure :

Form and Style of Business English Letter

1. Indented Style

Format bentuk surat ini pada letter head, complementary close, dan signature berada di tengah surat. Awal paragrafnya menjorok (indentasi) satu tab seperti contoh di atas. Posisi date menggunakan rata kanan. Bagian yang lain pada surat seperti inside address, subject, salutation, serta body of letter berada di posisi rata kiri.

2. Full Block Style

Tata letak yang paling umum dari surat bisnis dikenal sebagai full block style. Dengan menggunakan format ini, seluruh isi surat menggunakan rata kiri dan berspasi tunggal, kecuali untuk ruang ganda antara paragraf.

3. Modified Block Style

Format lain yang dipakai secara luas dikenal sebagai modified block style. Dalam format ini, tubuh surat, pengirim dan alamat penerima menggunakan rata kiri dan berspasi tunggal. Namun, untuk tanggal dan penutup menggunakan rata tengah.

4. Semi Block Style

Format Semi Block Style adalah yang paling sedikit digunakan. Tiap awal paragrafnya menjorok (indentasi) beberapa spasi dari kiri. Dalam format ini, tubuh surat, pengirim dan alamat penerima menggunakan rata kiri dan berspasi tunggal, begitu juga dengan tanggal dan penutup.

5. Hanging Paragraph Style

Pada format hanging paragraph syle, setiap paragrafnya menggunakan posisi menggantung. Letter head berada di posisi tengah surat. Posisi date dan complementary close menggunakan rata kanan. Sedangkan tubuh surat, dan alamat penerima surat menggunakan rata kiri.

Sumber :

BUSINESS ENGLISH & LETTER WRITING. STUDY GUIDE FOR MODULE ONE.

Writing the Basic Business Letter.

http://bolangtux.wordpress.com/2011/11/12/tugas-bahasa-inggris-1-%E2%80%93-english-business-letter-revisi-2/